El acceso a los documentos se realiza a través de las descripciones en las que se extracta su contenido sirviéndonos de nombres que reflejan la autoría, la tipología, el asunto, la data, la extensión, etc.. Es decir, lo que tradicionalmente hemos denominado como sus caracteres internos y externos.
La implantación de la administración electrónica en España en los últimos años ha supuesto un cambio de paradigma en la producción y descripción de documentos. Tras la aprobación del Esquema Nacional de Interoperabilidad, en el año 2010, y la publicación de las distintas Normas Técnicas de Interoperabilidad, entre los años 2011 y 2013, la identificación, autenticación y contextualización de los documentos, expedientes y series descansa en el contenido de los elementos incluidos en los esquemas de metadatos, instrumentos técnicos difundidos por el Estado en 2012 y 2016 con significativas diferencias. La descripción de un documento electrónico se produce con la asignación de metadatos. Así figura en la Guía de aplicación de la NTIDE. Pero para llegar a esta realidad se ha seguido un largo camino.
En esta obra se realiza un estudio de la evolución de la descripción de documentos, y sus agrupaciones, en España a lo largo de más de ocho siglos (desde finales del XII hasta la actualidad) distinguiendo cuatro grandes etapas. En la primera, que llega hasta principios del siglo XIX, se examinan las características de los instrumentos descriptivos manuscritos conservados. La segunda, desarrollada entre los siglos XIX y XX, se centra en las aportaciones teóricas impresas sobre descripción ofrecidas por distintos autores. La tercera, iniciada en 1995, se detiene en la descripción normalizada auspiciada por el Consejo Internacional de Archivos, con sus desarrollos nacionales; y en la última se analiza la descripción en nuestro país de los documentos electrónicos a partir del año 2010.
El esfuerzo descriptivo a lo largo de tan amplio periodo ha quedado plasmado en instrumentos que han recibido, y reciben, distintos nombres (guías, inventarios, catálogos
). Delimitar su contenido y sus características es uno de los objetivos de esta obra junto con el de avanzar en la normalización archivística, tanto en el ámbito teórico como en sus desarrollos prácticos.
